Begin september wordt naar alle directies van het secundair onderwijs, waar in de tweede en derde graad wetenschappen in het lessenpakket zijn opgenomen, de aankondiging van de Vlaamse Olympiades voor Natuurwetenschappen gestuurd. Deze aankondiging omvat een begeleidend schrijven aan de directie, de wedstrijdposter, de algemene folder en voor elke schoolverantwoordelijke biologie, chemie, fysica en Junior Olympiade Natuurwetenschappen of JON een brief.

De school duidt zijn schoolverantwoordelijke biologie, chemie, fysica en JON aan. Dit kan één of meerdere personen zijn, maar slechts één iemand per Olympiade. Deze schoolverantwoordelijke is het aanspreekpunt van het wedstrijdsecretariaat en zal alle correspondentie via e-mail en/of post ontvangen.

De schoolverantwoordelijke voor een bepaalde Olympiade kan wel nog twee andere e-mail adressen toevoegen, zodat eventuele collega's eveneens op de hoogte worden gehouden per e-mail (niet per post).

In de brief voor de schoolverantwoordelijke wordt de toegangscode vermeld om de deelnemers elektronisch via deze website in te schrijven en later de resultaten op te vragen. Vanaf half september kan worden ingeschreven op de website.

Schoolverantwoordelijken die zich vorige editie registreerden, zullen naast de brief ook een e-mail ontvangen bij aanvang van de inschrijvingen.